Een introductie tot AI-contractbeheertools

Het bijhouden van contracten is geen gemakkelijke taak. Er komt veel kijken bij contractbeheer: je moet ze opstellen, beoordelen en laten ondertekenen. Daarna moet je de levenscyclus volgen. Wanneer verloopt een contract? Welke mijlpalen zijn bereikt? Met slechts een paar contracten is het te doen, maar naarmate je bedrijf groeit, groeit ook het aantal contracten dat beheerd moet worden.

AI contractbeheeris bedoeld om dit probleem op te lossen. Het gebruik van AI-gestuurde tools voor het opstellen, beoordelen, opslaan en beheren van contracten heeft het werk eenvoudiger gemaakt. Deze tools kunnen tot wel 85% sneller werken dan een juridisch team.

Deel 1. Waarop letten bij AI contractbeheer software?

Laten we eerst definiëren wat AI contractbeheer software is. Het is een tool die kunstmatige intelligentie inzet om de gehele levenscyclus van contracten te optimaliseren en verbeteren. Ze helpen vanaf het opstellen tot de verlenging van contracten.

1. Wat kan een AI contractbeheer tool doen?

Ze voeren verschillende functies uit, waaronder:

• Contract genereren/opstellen - ze helpen je contracten te creëren op basis van door juristen goedgekeurde templates.
• Contractbeoordeling en analyse- ze kunnen belangrijke voorwaarden, potentiële risico's, relevante, ontbrekende of foutieve clausules en incorrecte/ongewone formuleringen identificeren.
• Levenscyclusbeheer contracten - ze monitoren belangrijke data, mijlpalen en deadlines zodat alle partijen zich aan de afspraken houden.
• Workflow-automatisering - Ze automatiseren verschillende stappen binnen het contractbeheer, zoals goedkeuringen, notificaties en escalaties.
• Compliance-monitoring - AI-tools helpen organisaties om te voldoen aan juridische en regelgevingsvereisten door contracten te monitoren voor wijzigingen in wetten en regelgeving.

2. Waarop letten bij AI contractbeheer software

Dit zijn de eigenschappen waarop je moet letten om de kwaliteit van AI contractbeheer software te beoordelen.

Gebruiksvriendelijkheid

De tool moet een intuïtieve interface hebben. Niet iedereen die het gebruikt is jurist en niet alle juristen zijn tech-savvy. Daarom moet de AI-tool makkelijk te gebruiken en te begrijpen zijn.

AI-mogelijkheden

De AI contractbeheer tool moet rijk zijn aan functies. Het moet meerdere taken kunnen uitvoeren. Bekijk de bovenstaande lijst met veelvoorkomende mogelijkheden van AI contractbeheer software en zie hoeveel daarvan worden aangeboden.

Integratiemogelijkheden

Controleer of de AI contractbeheer software naadloos kan integreren met andere bedrijfssoftware die je gebruikt. Het is een grote plus als integratie met CRM, ERP en financiële software mogelijk is.

Compliance-monitoring

Zorg ervoor dat de software mogelijkheden heeft om juridische en regelgevende compliance te monitoren. Het moet zich kunnen aanpassen aan wijzigingen in wetten en regelgeving.

Beveiligingsmaatregelen

Wereldwijd is veiligheid uitermate belangrijk bij juridische documenten. Controleer de beveiliging van de software, zoals encryptie, toegangscontrole en naleving van privacyregels. Betrouwbare AI contractbeheer software hoort de vertrouwelijkheid en integriteit van contractdata te waarborgen.

Deel 2. Vier AI contractbeheer tools die je kunt gebruiken

Met deze punten in gedachten, bekijken we nu de vier beste AI contractbeheer tools die je kunt overwegen.

Tool 1. Lexion - AI contractbeheer plugin voor Microsoft Word

Lexion is een AI contract-assistent die helpt bij het beoordelen, opstellen en redlining binnen Microsoft Word. Daarnaast kun je met Lexion snel eigen playbooks maken voor alle contracten. Leg uit welke regels ze moeten volgen, en de tool verwerkt ze in formele taal. Tevens is Lexion uitstekend om contracten te standaardiseren en zo consistentie te waarborgen in je overeenkomsten.

Tool 2. ContractPodAi - Beste AI contractbeheer tool met CLM-integratie

ContractPodAi beschikt over Leah, een AI juridische assistent. Leah kan veel, waaronder integratie met jouw CLM-software. Ze kan snel een contract opstellen en is zeer geschikt voor het beoordelen van contracten. Deze AI-tool kan diepgaande analyses doen en data uit grote aantallen contracten extraheren. Dat is nog niet alles! Je kunt met de AI tool van ContractPodAi ook juridische vragen stellen, en ze zal antwoorden geven.

Tool 3. Envisort - AI contractbeheer software voor ondernemingen en groeiende bedrijven

De AI contractbeheer tool van Envisort is veelbelovend. Het is getraind op meer dan 11 miljoen contracten, wat zorgt voor marktleidende nauwkeurigheid. Hier zijn enkele functies: contracten maken en beoordelen.

Daarnaast helpt de AI van Envisort bij onderhandelingen. Envisort is ook een uitstekende analysepartner en kan business intelligence uit contracten extraheren. Je kunt het gebruiken voor lifecycle management en workflow-automatisering.

Tool 4. Revnue - Beste AI contractbeheer tool voor data-extractie

Rev[AI], ook bekend als Revnue, biedt een AI contractbeheer tool die gespecialiseerd is in data-extractie. Met één druk op de knop wordt belangrijke contractinformatie uit tientallen tot duizenden bestanden gehaald. Het mist niets wat mensen wel missen door ingewikkelde contracttaal. Je data wordt bovendien samengevoegd zodat alle contractinformatie centraal beschikbaar is.

Revnue heeft naast deze functies ook alles wat anderen bieden, zoals ondersteuning bij contractopstelling en onderhandeling.

Deel 3. Wondershare PDFelement: Een tool om AI contractbeheer te faciliteren

De meeste contracten worden opgeslagen als PDF of zijn in geprinte vorm. Daarom is Wondershare PDFelement ook een waardevolle tool voor AI contractbeheer.

Wondershare PDFelement heeft allereerst een scanfunctie. Hiermee kun je papieren documenten direct als PDF scannen, niet als afbeeldingen die handmatig moeten worden geconverteerd. Je kunt het contract nog niet bewerken als het uit afbeeldingstekst en formuliervelden bestaat, want die zijn niet machineleesbaar. Daar komt OCR van pas. Dit herkent meer dan 20 talen en maakt gescande contracten bewerkbaar.

Daarnaast biedt Wondershare PDFelement een AI-assistent genaamd Lumi. Lumi kan helpen bij het opstellen van contracten en het vinden van ontbrekende clausules. Ook kun je Lumi juridische vragen stellen over termen of wet- en regelgeving.

1. Hoe documenten digitaliseren voor AI contractbeheer

Hier is een handleiding voor het scannen van documenten met Wondershare PDFelement.

1. Start Wondershare PDFelement. Klik op+ > Van scanner.

2. Selecteer je scanner.

3. Stel de scanparameters in zoals gewenst.

4. Vink het vakje aan voorTekst herkennen (OCR)zodat het gescande contract bewerkbaar wordt.

5. Optioneel: vink het vakje aan voorPDF herschikken na scannenom te zorgen dat het bestand niet scheef staat.

6. Klik opScannen.

2. OCR uitvoeren op een gescande PDF voor AI contractbeheer

Stel, je hebt het contract al gescand maar het is niet bewerkbaar. Je kunt alsnog OCR uitvoeren via Wondershare PDFelement. Zo doe je dat:

1. Open het gescande contract met Wondershare PDFelement.
2. Een notificatiebalk verschijnt bovenaan die bevestigt dat het een gescand bestand is. Klik opOCR uitvoeren.

3. SelecteerScan naar bewerkbare tekst.

4. Kies de taal waarin het contract is opgesteld. Klik opToepassen.

5. Wondershare PDFelement maakt een bewerkbare versie van het contract.

3. Hoe Wondershare PDFelement gebruiken voor AI contractbeheer

Je kunt de AI-assistent van Wondershare PDFelement gebruiken voor het opstellen van contracten of het achterhalen van juridische termen en wetgeving.

1. Open je contract of een lege PDF in Wondershare PDFelement.
2. Klik opAI Sidebar > Chat met AI.

Geef de AI een instructie of stel een vraag. Hier enkele voorbeeldprompts:

1. Schrijf een outline voor een contract met eenheidsprijzen.

2. Welke clausules horen in een omgangsregeling?

3. Stuur de prompt en lees het antwoord van de AI.

Conclusie

AI contractbeheer is veel efficiënter dan traditionele methoden. Deze geavanceerde tools maken alles sneller: contracten worden in minuten opgesteld, grote volumes worden snel beoordeeld, data wordt in seconden geëxtraheerd, enzovoorts. Mensen zijn tot wel tien keer langzamer afhankelijk van de taak.

Wondershare PDFelement is een goede aanvulling voor je AI contractbeheer toolset. Het beschikt over krachtige OCR en generatieve AI-functies, waarmee je snel contracts kunt scannen, structureren en beoordelen.