Heb je gescande documenten en andere bestanden die een tijd geleden zijn gemaakt en gearchiveerd en je hebt deze documenten teruggevonden en vraag je je nu af hoe je de inhoud ervan moet bewerken? Je hoeft je hier geen zorgen meer over te maken, want de Optical Character Recognition (OCR)functie heeft dit mogelijk gemaakt. Je hebt toegang tot deze functie in de meeste tools die worden gebruikt bij het maken van documenten, zoals sommige van de Microsoft OCRtools. De OCR functie is niet erg bekend bij Microsoft tools. In dat opzicht informeert dit artikel over Office Lens, MS Word en Office 365 en de veelvoorkomende problemen met deze OCR tools en hoe je deze kunt oplossen.
Heeft Office Lens OCR?
Office Lens is een van de Microsoft tools die al een tijdje bestaat en je kunt het op een praktische manier gebruiken om documenten in je kast te digitaliseren en ze rechtstreeks op een iApparaat, Mac of PC aan te passen.
Office lens OCR gebruikt de naar achteren gerichte camera op iPhone, iPad of iPod touch om de afbeelding van elk document vast te leggen. Het maakt vervolgens gebruik van een complex schaalalgoritme om vastgelegde inhoud recht te trekken en maakt het delen, exporteren of bewerken van de inhoud mogelijk. Houd er rekening mee dat het standaard een afbeelding van het document opslaat, maar als je Word ook op je iApparaat hebt geïnstalleerd, kun je zelfs de Office OCR de afbeelding laten exporteren als een functionerend Word document, zodat je de inhoud van dat document goed kunt bewerken vanaf je iOS apparaat.
Je leest hier hoe je Office Lens OCR kunt gebruiken:
Download eerst Office OCR uit de App Store en installeer het op je uw iApparaat. Geef toegang tot je camera en volg de volgende stapsgewijze handleiding om een papieren document te scannen en het vervolgens te bewerken met Word voor iOS.
Stap 1: Navigeer vanuit de Microsoft Lens OCR over de keuzeschijf boven de ontspanknop en selecteer "Document". Richt vervolgens de camera op je iApparaat op het document met een zo duidelijk mogelijk beeld van de tekst en kijk goed terwijl Office lens OCR het document omkadert.
Stap 2: Zodra de frames nauwkeurig zijn uitgelijnd met het document, tik je eenvoudig op de knop "Sluiter" om een foto van het document te maken, en Office Lens OCR zal het document automatisch schalen en oneven hoeken in de uitlijning verwijderen. Je kunt de framing ook handmatig verfijnen door op de knop "Bijsnijden" links van de knop "Gereed" te klikken.
Stap 3: Zodra je klaar bent met het inlijsten van het document, krijg je verschillende opties om het document te exporteren. Selecteer "Word" en Microsoft Lens OCR begint het gescande document te verwerken en om te zetten in een DOCX bestand voor Word.
Stap 4: Nadat de verwerking is voltooid, wordt het bestand gestart en gedownload, waarna het wordt verwerkt. Wanneer het bestand is geopend, bewerk het dienovereenkomstig.
Algemene problemen met Office Lens OCR en oplossingen om ze te Repareren
Office Lens OCR werkt prima, maar het probleem doet zich voor wanneer je een enorme gegevensomvang in één keer hebt gescand. Wanneer je probeert deze bestanden naar Word te verwerken of naar PDF te uploaden, kun je "Kon niet uploaden (tik om opnieuw te proberen)" tegenkomen.
Een oplossing hiervoor iszorgen voor een snelle internetverbinding of het vermijden van werken aan grote hoeveelheden gegevens in één keer.
Heeft Word OCR?
Microsoft Word is een veelgebruikte tool door Windows gebruikers om aantekeningen te maken door direct aan het programma te binden. Maar heeft Word OCR? Na het lezen van een aantal reacties op de Microsoft communityforums, slaagt MS Word er hoogstwaarschijnlijk niet in om OCR uit te voeren. Dit maakt het moeilijk om notities te maken van de afbeeldingsbestanden.
Microsoft Office Document Imaging (MODI), hetzelfde als OCR, dateert uit Windows 2003 en eerder en was een standaard geïnstalleerde functie. Het was in staat om de tekst in een gescande afbeelding om te zetten naar een Word-document. Het is echter verwijderd in Office 2010 en moet nog worden teruggebracht.
Heeft Office 365 OCR?
Net als Word is Office 365 OCR niet precies gedefinieerd. Maar, zoals geprobeerd met Word 2016 vanuit Office 365 64-bit versie 1711 op Windows 10, kun je een afbeelding met tekst kopiëren en plakken in een nieuw Word document en het opslaan als een PDF. Sluit het document en open de PDF opnieuw in Word. Je krijgt een melding waarin staat dat het kan worden omgezet in tekst en waarschuwt dat het de manier waarop het wordt bekeken kan veranderen. Daarna kun je de inhoud kopiëren en plakken als tekst.
Dat heeft echter verschillende keren niet gewerkt. Daarmee kunnen we niet met zekerheid zeggen dat Office 365 OCR heeft.
Beste Alternatief voor Microsoft OCR
PDFelement is een robuuste tool die je kunt gebruiken om aan PDF bestanden te werken bij het maken, formatteren en bewerken. Belangrijk is dat je PDFelement kunt gebruiken als het beste alternatief voor Microsoft OCR en moeiteloos de inhoud van afbeeldingsbestanden kunt wijzigen.
- Maakt tekst in afbeeldingen bewerkbaar met OCR.
- Keurt handtekeningen digitaal goed en voeg ze toe aan documenten.
- Verwerkt documenten in een batch om te converteren, gegevens te extraheren, bates-nummers en watermerken toe te voegen.
- Beveiligde PDF's met wachtwoordbeveiliging.
- PDF documenten converteren naar Word, HTML en afbeeldingsbestanden.
- Vergelijk twee PDF bestanden om snel de verschillen te ontdekken.
- Snel meerdere PDF's samenvoegen tot één.
Laten we je door de handleiding leiden over hoe je OCR PDF kunt gebruiken met het programma:
Stap 1: Importeer een Document
Je kunt reeds gemaakte PDF bestanden importeren door op "Bestanden Openen" of "PDF Maken" te klikken om eerst een PDF van je documenten te maken. Volg de instructies op het scherm om het uploadproces te voltooien.
Stap 2: Voer OCR uit
Als de PDF is geupload, klik op de "Tool" tab in de menubalk. Klik dan op "OCR" om het programma in OCR modus in te stellen.
Stap 3: Instellingen voor OCR
Selecteer in het pop-up venster "Scannen naar bewerkbare tekst". Definieer de taal voor de opgehaalde PDF inhoud door op "Talen wijzigen" te tikken. Pas optioneel pagina's van de opgehaalde inhoud aan door op "Pagina's aanpassen" te klikken. Wanneer je klaar bent met het instellen van dit alles, klikt u op de knop "OK" om te beginnen met OCR PDF.
Stap 4: Bewerk het Document na OCR
Wanneer het OCR PDF proces is voltooid, wordt de opgehaalde tekst weergegeven in een nieuw venster. Tik op het tabblad "Bewerken" in de menubalk rechtsboven en stel de juiste instellingen in. Begin vervolgens met het bewerken en opmaken van de geëxtraheerde tekst naar je wensen.
Carina Lange
Editor